Konsorcjum CDROMWAN historia i realizacja

Ewa Krysiak
Biblioteka Narodowa
 


1. Wprowadzenie

Konsorcjum CDROMWAN powstało z inicjatywy Biblioteki Publicznej m.st. Warszawy, Biblioteki Głównej, po I Konferencji Górnośląskiego Konsorcjum Bibliotek Naukowych w Katowicach. Początkowo projektem było zainteresowanych kilkanaście bibliotek różnych sieci: naukowych, uczelnianych, specjalnych, publicznych i Biblioteka Narodowa. Jednak w toku postępu prac nad projektem, część bibliotek zrezygnowała ze współpracy, z różnych przyczyn, zaś Porozumienie o współpracy ostatecznie podpisało 9 bibliotek z 3 miast: 1) Biblioteka Główna Akademii Techniczno-Rolniczej w Bydgoszczy, 2) Biblioteka Narodowa w Warszawie, 3) Biblioteka Publiczna m.st. Warszawy, Biblioteka Główna, 4) Biblioteka Publiczna m.st. Warszawy Dzielnicy Śródmieście Gminy - Centrum, Czytelnia Naukowa Nr VII, 5) Główna Biblioteka Pracy i Zabezpieczenia społecznego w Warszawie, 6) Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka i m.st. Warszawy im. Komisji Edukacji Narodowej, 7) Biblioteka Główna Politechniki Krakowskiej, 8) Biblioteka Główna Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie, 9) Biblioteka Główna Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie.
Głównym celem zawiązanego Konsorcjum jest udostępnianie baz danych na CD-ROM oraz własnych baz danych bibliotek uczestniczących w projekcie przez sieć Internet, w oparciu o sprawdzoną pod względem funkcjonalności technologię i oprogramowanie, opracowane przez angielską firmę Info Technology Supply Ltd. - IRIS CD Web Ware.

2. Historia Projektu

Prace zespołu inicjatywnego rozpoczęły się w 1997 roku. Na wstępie opracowano ich harmonogram, który modyfikowano w miarę potrzeb. Dyskusje toczyły się wokół zdefiniowania zakresu działania, wyznaczenia osób kontaktowych z każdej biblioteki, opracowania formuły konsorcjum, wyborze baz danych do udostępniania w systemie oraz zbadania możliwości zdobycia środków finansowych na realizację przedsięwzięcia. W pracach wyłonionej grupy roboczej od początku uczestniczył przedstawiciel firmy ITS Ltd. W sierpniu 1997 r. grupa robocza wybrała kierownika Projektu CDROMWAN, któremu instytucje uczestniczące udzieliły pełnomocnictwa w zakresie podejmowania czynności przygotowawczo-organizacyjnych zmierzających do wdrożenia projektu, z wyłączeniem czynności mogących skutkować powstaniem zobowiązań finansowych instytucji. Firma ITS Ltd. również udzieliła oficjalnego pełnomocnictwa swemu przedstawicielowi. Były to jedne z pierwszych oficjalnych dokumentów zawiązywanego Konsorcjum. Zebrania grupy roboczej odbywały się początkowo głównie w gościnnym gmachu Biblioteki Publicznej m.st. Warszawy, Biblioteki Głównej, zaś po mianowaniu kierownika Projektu - w Bibliotece Narodowej.

3. Finansowanie Projektu 

W czerwcu 1997 roku grupa robocza powierzyła kierownikowi Projektu zadanie odpłatnego opracowania 4 wniosków o dotacje na realizację Projektu (każda z bibliotek zobowiązała się do zawarcia umowy o dzieło z kierownikiem Projektu na kwotę zł 300,-):
1) do Polskiej Fundacji Upowszechniania Nauki, na prenumeratę licencji sieciowych baz danych na CD-ROM;
2) do fundacji Open Society Institute w Budapeszcie (Matching Grant Fund), na zakup sprzętu i oprogramowania systemu;
3) do Funduszu Małych Grantów, FIESTA II, na zakup systemu;
4) do Komitetu Badań Naukowych, na zakup oprogramowania systemowego, szkolenia użytkowników i personelu, opłaty telekomunikacyjne i serwisowe systemu.
W tym samym czasie grupa robocza otrzymała od firmy ITS Ltd. ofertę cenową na zakup systemu, wraz z proponowaną konfiguracją systemu.
Grupa robocza opracowała kosztorys Projektu i ustaliła koszty własne wszystkich uczestników projektu, które obejmowały część kosztów szkolenia personelu i użytkowników bibliotek, część opłat telekomunikacyjnych, część kosztów zakupu niezbędnego sprzętu i oprogramowania komputerowego do lokalnej obsługi systemu, administrowania systemu w pierwszym roku eksploatacji wraz z rezerwą na nieprzewidziane wydatki (np. ekspertyzy). Uczestnicy Projektu zaakceptowali kosztorys i podpisali deklarację finansową 25 maja 1997 r.
Kierownik Projektu opracował wnioski aplikacyjne do ww. instytucji, zaś w oczekiwaniu na decyzje o przyznaniu dotacji, grupa robocza kontynuowała prace. Przygotowano projekty Porozumienia o współpracy bibliotek oraz Umowy kontraktowej z firmą ITS Ltd., które następnie były konsultowane we wszystkich instytucjach, pod kątem ich zgodności z literą prawa. Oba dokumenty były gotowe w drugiej połowie 1998 r., zaś zostały podpisane przez wszystkich uczestników 20 listopada 1998 r.
Całkowity koszt Projektu CDROMWAN (100%) obejmował następujące składowe:

1) zakup, dostawę, instalację i konfigurację sprzętu i oprogramowania systemu 14% 2) zakup licencji sieciowych wybranych baz danych 48%
3 zakup sprzętu i oprogramowania na stacje robocze 9%
4) szkolenia użytkowników i personelu bibliotek 12%
5 opłaty telekomunikacyjne 13%
6) administracja w 1 roku eksploatacji i rezerwa 4%
                  Razem 100%
Biblioteki uczestniczące w Projekcie zobowiązały się (poprzez podpisanie deklaracji finansowej) do pokrycia z własnego budżetu następujących kosztów (tj. 28,70% kosztów całkowitych):
1) 50% kosztów szkoleń użytkowników i personelu;
2) 50% opłat telekomunikacyjnych (podłączenie bibliotek do sieci rozległych przez łącze dzierżawione i opłata za eksploatację w 1 roku);
3) 100% zakupu sprzętu komputerowego na multimedialne stacje robocze do lokalnej obsługi systemu oraz drukarek laserowych;
4) 50% zakupu oprogramowania licencyjnego na lokalne multimedialne stacje robocze;
5) 100% kosztów administracji systemu wraz z niezbędną rezerwą;
6) 7,3% zakupu serwera systemu;
7) 50% zakupu oprogramowania systemu.
Na pokrycie pozostałych kosztów realizacji Projektu CDROMWAN (71,30%) przewidziano pozyskanie środków finansowych z funduszy zewnętrznych:
1) 48,30% - Polska Fundacja Upowszechniania Nauki,
                  przyznano 3,1%;
2) 6,60% - Open Society Institute;
                  przyznano 6,60%
3) 6,40% - Fundusz Małych Grantów, FIESTA II;
                  grantu nie przyznano
4) 10,40% - Komitet Badań Naukowych;
                  grantu nie przyznano

W związku z nie otrzymaniem 2 dotacji oraz otrzymaniem minimalnej dotacji na prenumeratę licencji sieciowych baz danych na CD-ROM, zwołano zebranie grupy roboczej, by zdecydować, czy realizacja Projektu jest w ogóle możliwa. Ustalono, że należy dołożyć wszelkich starań, by doprowadzić do realizacji Projektu lecz w okrojonym zakresie (zmniejszenie ilości jednoczesnych dostępów do baz danych, ilości samych baz danych, jak i konfiguracji systemu). Zwrócono się do firmy ITS Ltd. z prośbą o opracowanie nowej oferty cenowej, która w minimalnej konfiguracji umożliwiłaby uruchomienie systemu oraz zdecydowano o zakupie jednej, zamiast planowanych sześciu, licencji sieciowej baz danych na CD-ROM - Yearbook of International Organizations. Nowa oferta cenowa z firmy ITS Ltd. wpłynęła w październiku 1998 r. i wówczas grupa robocza podjęła decyzję o wdrażaniu Projektu CDROMWAN, podpisano Porozumienie o współpracy i Umowę kontraktową między Radą Sygnatariuszy Porozumienia o współpracy i firmą ITS Ltd. na zakup, dostawę i instalację oraz konfigurację systemu. Uroczysta promocja proponowanego Konsorcjum CDROMWAN nowego systemu IRIS CD Web Ware firmy ITS Ltd. odbyła się w grudniu 1998 r., podczas międzynarodowej konferencji Online w Londynie. W styczniu 1999 r. system został dostarczony do Biblioteki Narodowej, gdzie go zainstalowano i uruchomiono w lutym br. Rozpoczęły się testy dostępu sieciowego do systemu oraz uruchomiono środki finansowe na pokrycie kosztów administrowania systemem (administrator, kontraktor i kierownik Projektu).
Akceptację systemu i pełny jego rozruch przewidziano na koniec kwietnia br., po ostatecznym ustaleniu tytułów baz danych na CD-ROM do udostępniania w systemie i wynegocjowaniu z dostawcami korzystnych cen prenumeraty licencji sieciowych.

4. Wprowadzenie nowoczesnej technologii do bibliotecznych służb informacyjnych 

Stale rośnie zapotrzebowanie użytkowników na szybki dostęp do elektronicznej informacji bieżącej i retrospektywnej posadawianej zarówno na serwerach lokalnych, jak i na serwerach ze zdalnym dostępem, poprzez sieć Internet. Jednostanowiskowy dostęp do baz danych na CD-ROM ze stacji roboczej zaczyna być przeżytkiem, choć ciągle jeszcze ten sposób udostępniania baz na CD-ROM będzie mógł być wykorzystywany w specyficznych warunkach konkretnych bibliotek. Coraz więcej płytek umieszcza się na serwerach sieci lokalnych (CDROMLAN), natomiast ciągle jeszcze zbyt mało uwagi i środków przeznacza się na promocję i wdrażanie systemów umożliwiających korzystanie z baz danych na CD-ROM poprzez sieci rozległe.
Głównym celem Projektu CDROMWAN jest udostępnianie baz danych na CD-ROM użytkownikom bibliotek polskich trzech miast: Warszawy, Krakowa i Bydgoszczy, różnych sieci bibliotecznych (naukowe, uczelniane, specjalne, publiczne) przez sieć Internet, w przyjaznym interfejsie WEBowym.
W ramach Projektu oddziały informacji zostaną wyposażone w standardowe minimum sprzętu komputerowego, dostosowanego do norm obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Będą to zarówno multimedialne stacje robocze, umożliwiające sieciowe udostępnianie informacji posadowionej na dyskach optycznych, jak i szybkie drukarki laserowe w wersjach sieciowych. W ramach Projektu będzie można wykorzystywać obecnie eksploatowany w bibliotekach sprzęt komputerowy oraz rozszerzać istniejące konfiguracje, wzbogacając tym samym podstawowe narzędzia pracy współczesnego bibliotekarza, dostarczyciela informacji. Dzięki uczestniczeniu w Projekcie, wszystkie biblioteki zapewnią swym pracownikom i użytkownikom niezbędne szkolenia w zakresie korzystania z komputerów osobistych, sieci rozległych oraz oprogramowań baz danych na dyskach optycznych. Podniesie to znacząco poziom usług świadczonych przez biblioteki oraz zapewni szybki dostęp do najnowszej myśli naukowo-technicznej i humanistycznej. Użytkownikom polskich bibliotek i bibliotekarzom stworzy się warunki ciągłego i przyjaznego dostępu do systemu. W miarę postępowania szkoleń i samokształcenia będą oni w stanie samodzielnie przeszukiwać udostępniane bazy danych, zarówno w bibliotekach, jak i z miejsc pracy oddalonych od bibliotek. System zapewni bowiem uniezależnienie się użytkownika od miejsca posadowienia serwera z bazami danych.

5.Rozszerzenie licencji na sieciowe udostępnianie baz danych 

Do Projektu CDROMWAN wybrano 6 baz danych na CD-ROM:
1) Yearbook of International Organizations,
2) General Academic Index,
3) Dissertation Abstracts,
4) General Science Index,
5) McGraw Hill Multimedia Encyclopedia of Science and Technology,
6) Gale Directory of Databases.
Ostateczny wybór baz danych do włączenia do Projektu uwarunkowano następującymi kryteriami:

  • bazy danych powinny służyć użytkownikom informacji naukowej oraz pracownikom bibliotek w zautomatyzowanej obsłudze procesów bibliotecznych (katalogowanie, gromadzenie, udostępnianie);
  • bazy danych powinny mieć jak najszerszy zakres tematyczny i zasięg chronologiczny, by mogły służyć wielu bibliotekom;
  • wykaz tytułów powinien obejmować te bazy, których prenumerata (nawet w wersji jednostanowiskowej) przekracza możliwości finansowe poszczególnych bibliotek indywidualnie.

Uwzględniając powyższe kryteria przyjęto ogólny schemat, któremu podporządkowano selekcję tytułów:

  • bazy danych ułatwiające zautomatyzowane bieżące katalogowanie nowych nabytków;
  • ogólnonaukowe bibliograficzne bazy danych ze streszczeniami rejestrujące literaturę czasopiśmienniczą i konferencyjną, czyli źródła o najwyższej aktualności i wartości z naukowego punktu widzenia;
  • faktograficzne bazy danych o charakterze biograficznym, statystycznym i innym.

Wspólne wystąpienie o licencje sieciowe na korzystanie z baz danych przyniesie oszczędności na prenumeratach indywidualnych oraz może w rezultacie zaowocować znacznymi upustami cen ze strony poszczególnych producentów/dostawców baz. W porównaniu z jednostanowiskowym dostępem, dostęp sieciowy podnosi bezpieczeństwo samych baz (brak fizycznego dostępu do dysków), zmniejsza koszt udostępniania baz w poszczególnych bibliotekach oraz zapewnia dostęp do informacji większej liczbie użytkowników, niezależnie od miejsca fizycznego dostępu do danych.
Bazy danych będą udostępniane użytkownikom nieodpłatnie (przy pełnej kontroli i administracji dostępu) w bibliotekach uczestniczących w Konsorcjum, na przystosowanych do tego celu stacjach roboczych, jak i zdalnie, użytkownikom korzystającym z systemu poza Biblioteką Narodową, gdzie posadowiono system.

6. System IRIS CD Web Ware firmy ITS Ltd. 

Ponieważ system zostanie szczegółowo zaprezentowany w sesji popołudniowej Konferencji, ograniczę się wyłącznie do zasygnalizowania najważniejszych jego cech.
System IRIS CD Web Ware, dzięki zastosowaniu technologii kopiowania całej zawartości dysków na szybko dostępowalne dyski twarde serwera, zapewnia o wiele szybszy dostęp do danych, bez konieczności wyczekiwania na przetwarzanie informacji poszczególnych procedur. System stosuje międzynarodowe standardy sieciowe, co uniezależnia biblioteki od firm oferujących sprzęt i oprogramowanie (możliwość dowolnego kompletowania i doskonalenia warsztatu pracy bibliotekarza). Co więcej, system zapewnia pełną kontrolę wykorzystywania baz danych (statystyka dostępu), kontrolę uprawnień dostępu (zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem poprzez zdefiniowanie IP konkretnych PC), co z kolei może mieć pozytywny wpływ na politykę gromadzenia i udostępniania informacji w przyszłości. Dostęp do baz danych zapewniony jest przez ogólnie znane i stosowane narzędzia Internetowe (przeglądarki graficzne Microsoft Internet Explorer lub Netscape Navigator), działające w środowisku Windows, powszechnie dostępnym na naszym rynku.

7. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników bibliotek 

Dzięki uczestniczeniu w Projekcie pracownicy bibliotek, odpowiedzialni za udostępnianie informacji, zostaną objęci kursami doskonalącymi, których tematyka obejmie m.in.:

  • nawigację po sieciach rozległych;
  • stosowane powszechnie w bazach danych języki informacyjno-wyszukiwawcze;
  • poznanie oprogramowań firm udostępniających dane na dyskach optycznych.

Praktyczne umiejętności posługiwania się systemem będą wzbogacane o przeszkolenia w zakresie nowoczesnego zarządzania zasobami informacyjnymi, organizacji warsztatu pracy na miarę społeczeństwa informacyjnego XXI wieku, marketingu serwisów informacyjnych oraz public relations. Ponadto - w miarę możliwości finansowych poszczególnych bibliotek - zostaną zorganizowane kursy dokształcające pracowników informacji naukowej w znajomości języków obcych, głownie języka angielskiego.
Dzięki uczestniczeniu w Projekcie pracownicy bibliotek nabędą odpowiednie przygotowanie do pracy w warunkach znacznych zmian zachodzących w bibliotekarstwie, zorganizują w swoich bibliotekach nowoczesne warsztaty udostępniania informacji, zyskają odpowiednie przygotowanie zawodowe i psychiczne do podejmowania nowych, trudnych zadań pracy w zupełnie odmiennych warunkach.

8. Nabywanie i doskonalenie umiejętności w wykorzystywaniu najnowszych narzędzi informacyjnych 

Szkolenia w zakresie posługiwania się systemem Iris CD Web Ware oraz oprogramowaniami baz danych wybranych do Projektu są bardzo ważnym składnikiem całego Projektu i w sposób zasadniczy mogą wpłynąć na podniesienie jakości świadczonych usług. Odpowiednio prowadzone praktyczne szkolenia, pod okiem doświadczonych wykładowców, zapewnią samodzielne wyszukiwanie informacji w przyszłości, z wykorzystaniem szeregu technik wyszukiwawczych.
Przewidziane szkolenia obejmą administratorów systemu, pracowników bibliotek oraz użytkowników bibliotek.
W ramach przeszkolenia administratorów - zgodnie z zawartym kontraktem - przewiduje się poznanie metod instalacji systemu, zarządzania systemem (kontrola dostępu, statystyka dostępu, itp.), doskonalenia systemu - w miarę jego rozwoju - oraz rozszerzania parametrów konfiguracyjnych. Umiejętności zdobyte w czasie tych szkoleń mogą okazać się bardzo przydatne w codziennej obsłudze lokalnych zintegrowanych systemów bibliotecznych.
Szkolenie pracowników bibliotek obejmie podstawowe wiadomości z zakresu dostępu do serwera baz danych poprzez serwer Internetowy. Oprócz tego bibliotekarze zapoznają się ze specyfiką konfigurowania systemu tak, by dostosować go do aktualnych potrzeb lokalnych użytkowników systemu.
Szkolenie użytkowników bibliotek w zasadzie będzie mało odbiegało od programów przeznaczonych dla bibliotekarzy. Więcej czasu przeznaczy się jednak na przetwarzanie informacji pozyskanych z sieci.

9. Przyszłość Projektu 

Obecnie system umożliwia dostęp do baz danych na CD-ROM przez sieć Internet w interfejsie graficznym WWW (przeglądarki sieciowe) dla 20 jednoczesnych użytkowników, po 2 dla każdej z uczestniczących instytucji.
W bieżącym roku Rada Sygnatariuszy zamierza wystąpić o dotacje do fundacji krajowych i zagranicznych na rozszerzenie konfiguracji systemu (do 50 jednoczesnych dostępów, po 5 dla każdej z bibliotek) oraz na sfinansowanie zakupu licencji sieciowych kolejnych baz danych.
Wdrożenie projektu, mimo wielu trudności, doszło do skutku dzięki prawdziwej i twórczej pracy zespołowej Rady Sygnatariuszy, wcześniej grupy roboczej i inicjatywnej. System udostępniania baz danych na CD-ROM przez sieć Internet stanowi znakomity przykład nowoczesnego, ekonomicznego podejścia do elektronicznych serwisów bibliotecznych (wspólne ponoszenie kosztów i negocjowanie z dostawcami baz danych grupowych licencji sieciowych).
Minimalna konfiguracja wdrożonego systemu musi być stopniowo zwiększana, co jest jednak w dużym stopniu uzależnione od środków finansowych pozyskanych na ten cel. System jest na tyle otwarty, że umożliwia takie rozszerzenia. Po zwiększeniu konfiguracji sprzętowej i sieciowej systemu będzie możliwy akces do Konsorcjum CDROMWAN dla nowych użytkowników bibliotek, które obecnie nie uczestniczą w Projekcie. By to było możliwe, konieczne jest pozyskanie niezbędnych dodatkowych środków na system i na prenumeraty sieciowych wersji baz danych.
Zważywszy fakt, że użytkownicy bibliotek mają zapewniony dostęp do baz danych nieodpłatnie oraz, że system został już pomyślnie wdrożony, liczymy na zrozumienie u decydentów, zwłaszcza Komitetu Badań Naukowych, który tym razem być może nie odmówi nam wsparcia, mimo pewnych przeszkód formalnych (nie wszystkie biblioteki Konsorcjum mają status jednostek naukowo-badawczych w rozumieniu KBN).

10. Zakończenie

Elektroniczne serwisy biblioteczne, bez względu na typ biblioteki (naukowe, uczelniane, specjalne, publiczne), gdzie są świadczone, stanowią jedno z podstawowych narzędzi kształcenia nowoczesnego społeczeństwa nowego Milenium. Pozbawienie naszych użytkowników możliwości dostępu do tych narzędzi byłoby niewybaczalnym i katastrofalnym w skutkach błędem społeczeństwa starego Milenium.
Biblioteki pełnią funkcję wrót do wiedzy, udostępnianej w coraz większym stopniu poprzez sieciowe serwisy elektroniczne. Bez nich i ich serwisów nowe pokolenia Polaków nie będą odpowiednio przystosowane do życia.

Góra
varia 1.jpg

Zapytaj bibliotekarza

Telewizja UŚ

Więc Jestem. Studencki serwis rozwoju