Doświadczenia kontraktora projektu systemu sieciowego rozpowszechniania baz CD-ROM w Konsorcjum Bibliotek Górnośląskich

Barbara Zajączkowska
Biblioteka Główna Akademii Ekonomicznej w Katowicach
  


Konsorcjum bibliotek akademickich obejmujące Bibliotekę Główną Uniwersytetu Śląskiego, Bibliotekę Główną Uniwersytetu Opolskiego i Bibliotekę Główną Akademii Ekonomicznej utworzono w 1995 roku. Decyzję o współpracy podjęto, aby współuczestniczyć w Programie TEMPUS. Ustalono temat projektu: "RESTRUKTURYZACJA ODDZIAŁÓW INFORMACJI NAUKOWEJ W BIBLIOTEKACH UNIWERSYTECKICH". Głównym jego celem było dostosowanie poziomu i zakresu pracy bibliotecznych ośrodków informacji naukowej do standardów przyjętych w krajach Unii Europejskiej. Projekt zakładał instalację systemu sieciowego: InfoWare CD/HD, umożliwiającego przeładowanie baz danych z wielu dysków optycznych oraz baz własnych na duży dysk serwera, z którym poprzez dostęp sieciowy mogą łączyć się pracownicy i studenci krajowych uczelni partnerskich.
Obowiązki koordynatora projektu przyjęła na siebie Biblioteka Główna Uniwersytetu Śląskiego. Kontraktorem projektu została Biblioteka Główna Akademii Ekonomicznej w Katowicach. Koordynatorem regionalnym, odpowiedzialnym za realizację poszczególnych aktywności w regionie opolskim została Biblioteka Główna Uniwersytetu Opolskiego.

Chęć wspierania realizacji projektu zadeklarowały ośrodki akademickie z krajów Unii Europejskiej: Wolny Uniwersytet w Brukseli, Uniwersytet w Trewirze oraz firma Info Technology Supply w Londynie, która współpracowała przy przygotowaniu części technicznej projektu i była odpowiedzialna za jego praktyczną realizację (zasadnicze wyposażenie sprzętowe, instalacja systemu, szkolenie administratorów i częściowo użytkowników). Kluczem wyboru partnerów zagranicznych były wcześniejsze kontakty i współpraca uczelni z wyżej wymienionymi ośrodkami akademickimi.

Złożony projekt zaowocował przyznaniem 2-letniego grantu w wysokości 354.400 ECU.

Uruchomienie systemu "InfoWare" połączone było z trzydniową konferencją (w dniach 18 - 20. 03. 1996 roku) z udziałem międzynarodowym. Obrady odbywały się w bibliotekach głównych Uniwersytetu Opolskiego, Akademii Ekonomicznej i Uniwersytetu Śląskiego.

Formalne zakończenie i podsumowanie dwuletniej realizacji Programu TEMPUS miało miejsce w Opolu 22 maja 1997 roku. Z tej okazji zorganizowano tam konferencję "Informacja naukowa w regionie", w której wzięli udział przedstawiciele krajowi i zagraniczni wszystkich instytucji zaangażowanych w projekcie.

Po zrealizowaniu grantu procedury kontrolne zostały zakończone przez biuro TEMPUS w Turynie w 1998 roku

Wdrożony projekt został zaliczony do dobrych projektów TEMPUSa z udziałem polskich uczelni i przedstawiony w publikacji wydanej przez Biuro TEMPUS w Warszawie "Przykłady dobrych projektów TEMPUSa z udziałem polskich uczelni", w której przedstawiono 21 projektów międzyuczelnianych (JEP) zrealizowanych w TEMPUSie II w latach 1994 - 98. "Dobre projekty" zostały wybrane zarówno ze względu na ich osiągnięcia akademickie, jak i na wzorową / bardzo dobrą realizację zaplanowanych działań zgodnie z zasadami programu TEMPUS.

Po zakończeniu I-go projektu Konsorcjum podjęło decyzję o przygotowaniu kolejnej aplikacji. Uczestnikami obecnie realizowanego projektu są:

Kontraktor: Akademia Ekonomiczna
Koordynator: Uniwersytet Śląski
Instytucje uczestniczące:
       Uniwersytet Opolski
       Politechnika Opolska
       Instytut Śląski w Opolu
       Śląska Akademia Medyczna
       Główny Instytut Górnictwa
       Henley Management College (Wielka Brytania)
       Uniwersytet Karlosa III w Madrycie (Hiszpania)
       Info Technology Supply Ltd (Wielka Brytania)
       University of Hertfordshire (Wielka Brytania)

Rozstrzygnięcia konkursowe były i tym razem pozytywne. W grudniu 1998 roku uzyskano informację o przyznaniu grantu w wysokości 48.550 ECU.

Tytuł grantu Compact Measures: Sieć CD-ROM w Konsorcjum Bibliotek Górnego Śląska jako drogowskaz dla całego regionu

Cel: Upowszechnienie wyników osiągniętych przez trzy uniwersyteckie ośrodki informacji naukowej dzięki I-emu Programowi TEMPUS JEP 9345 - 95.

Dotychczasowe konsorcjum "3" zostało powiększone do siedmiu instytucji w regionie. Poprzez poszerzony krąg partnerów wzrasta możliwość oddziaływania w sferach ekonomii, przemysłu, nauki, edukacji i służby zdrowia.

Wszystkie działania podejmowane w zakresie realizacji Programu TEMPUS uwzględniały regionalny charakter przedsięwzięcia. Dotyczyły one w pierwszym projekcie prawie 5 tys. pracowników naukowo - dydaktycznych i ok. 50 tys. studentów, a obecnie w poszerzonym układzie prawie 6 tys. pracowników naukowo - dydaktycznych i około 63 tys. studentów.

Główne osiągnięcia w projekcie są opisane w wyżej wymienionym katalogu "Przykłady dobrych projektów TEMPUSa z udziałem polskich uczelni" oraz w "Roczniku Biblioteki Głównej Uniwersytetu Opolskiego" wydanym w Opolu w 1997 roku przez Bibliotekę Główną Uniwersytetu Opolskiego poświęconym w całości zrealizowanemu projektowi. Wśród uzyskanych efektów warto odnotować następujące:

  • Uczelnie partnerskie nabyły umiejętności wytyczania i realizowania celów
  • Wewnątrzbiblioteczne efekty prac nad realizacją programu TEMPUS dotyczą mobilizacji zespołów pracowniczych bibliotek konsorcjum do intensywnego podnoszenia kwalifikacji poprzez udział w lektoratach języków obcych oraz samorzutnego tworzenia grup kształceniowych poświęconych tematyce bibliotekarskiej, a szczególnie informacji naukowej
  • Zorganizowano szkolenia i treningi dla kilkuset osób zatrudnionych w uczelniach konsorcjum w zakresie wykorzystania baz CD - ROM prowadzone przez specjalistów krajowych (Politechnika Wrocławska) oraz zagranicznych (International Organisation of Information Specialists Institute for Scientific Information i Info Technology Supply)
  • Rezultaty wewnątrzuczelniane to wzbogacenie uczelni o nowoczesne serwery, komputery multimedialne, faksy, a także znaczące bazy komputerowe: Science Citation Index oraz Social Science Citation Index
  • Dysponując nowoczesnym sprzętem i bazami danych oraz fachowym personelem, Uniwersytet Śląski rozpoczął realizację kilkuletniego programu badań naukometrycznych
  • Aspekt zagraniczny realizacji Programu TEMPUS wyznaczały kontakty z partnerskimi bibliotekami uniwersyteckimi w Tours, Brukseli i Trewirze. Dzięki środkom pozyskanym z Programu możliwe było pełne wykonanie ogromnego programu wymiany osobowej, która w ciągu dwóch lat zamknęła się imponującą liczbą prawie 50 wyjazdów szkoleniowych do bibliotek uniwersyteckich we Francji, Belgii i Niemczech. 11 pracowników zagranicznych uczelni odwiedziło nasze biblioteki. 2 administratorów systemu zostało przeszkolonych w Londynie.

Kontraktorem dwóch projektów jest Biblioteka Główna Akademii Ekonomicznej.Kontraktor jako jedyna instytucja ponosi prawną odpowiedzialność za administrowanie grantem i za wszystkie aspekty prowadzenia projektu w imieniu wszystkich partycypujących w projekcie partnerów. Obowiązki kontraktora określa ściśle kontrakt oraz wytyczne do realizacji grantu. Do zadań kontraktora projektu należy między innymi:

  • Współpraca z koordynatorem we wszystkich sprawach dotyczących działalności w ramach projektu, zwłaszcza w sytuacji, gdy koordynatorem jest inna instytucja
  • Współdziałanie z partnerami krajowymi i zagranicznymi
  • Dostarczanie Komisji wszystkich informacji dotyczących wszelkiej działalności objętej realizacją Projektu. Dotyczy to również informacji wymaganych w czasie lokalnych wizyt kontrolnych monitorujących projekt. Taka wizyta miała miejsce w Akademii Ekonomicznej w 1996 roku.
  • Prowadzenie oficjalnej dokumentacji projektu
  • Kontraktor zapewnia, że żadne prawo własności intelektualnej wykreowane dzięki grantowi w Programie TEMPUS nie zostanie przywłaszczone przez partnerów projektu
  • Instytucja kontraktora jest odpowiedzialna za wszystkie straty, które mogą wyniknąć w czasie zarządzania grantem
  • Na prośbę Komisji kontraktor winien zapewnić nieodwołalną gwarancję bankową na kwotę wpłaconą na jego konto bankowe
  • Kontraktor ma obowiązek dbać o referencje dla Komisji Unii Europejskiej, wyraża zgodę na to, że w odniesieniu do wszystkich działań dotyczących projektu będzie wyraźnie wzmiankował, że projekt został zrealizowany ze środków Komisji w ramach programu TEMPUS
  • Kontraktor ma obowiązek umożliwić Komisji lub Trybunałowi Rewidentów Księgowych prowadzenie kontroli finansowej, wykorzystania we właściwy sposób grantu oraz zapewnić, że wszystkie stosowne dokumenty będą przechowywane dla tego celu przez 5 lat od daty przedłużenia Końcowego Sprawozdania i Zestawienia Wydatków

Generalnym założeniem współpracy krajowych partnerów konsorcjum była konieczność spojrzenia na pracę "swoich" bibliotek z innej perspektywy. W nowym układzie niezbędne było myślenie kategoriami konsorcjum, wybór spośród wielu koncepcji i zespołowe podejmowanie najwłaściwszych decyzji dla osiągnięcia pożądanego celu. Myślenie kategoriami konsorcjum było niezbędne zarówno przy opracowywaniu aplikacji, jak i w bieżącej pracy nad realizacją projektu.

Optymalnym rozwiązaniem wydaje się być sytuacja, w której funkcje koordynatora i kontraktora pełni ta sama uczelnia. W przypadku Konsorcjum Górnośląskiego "tandem": Uniwersytet Śląski i Akademia Ekonomiczna współpracował harmonijnie, a ułatwieniem było bliskie położenie ułatwiające wzajemne kontakty i kierowanie Programem, wcześniejsza współpraca obu bibliotek i koleżeńskie kontakty. W praktyce więc dwie uczelnie stanowiły tą pożądaną "jedność".

Ogromna ilość zadań przypisanych wszystkim partnerom, a zwłaszcza koordynatorowi i kontraktorowi powoduje konieczność zorganizowania w bibliotekach zespołów, które zajęłyby się realizacją projektu w określonych zakresach. Jest to jednak mało realne. Wdrażanie projektu odbywa się przecież równocześnie z realizacją innych zadań (np. z wprowadzaniem komputerowych systemów zarządzania i w okresie wzrastającego w ostatnich latach ruchu czytelniczego w bibliotekach akademickich. Tak więc w praktyce przy realizacji projektu aktywnie zaangażowanych jest kilka osób z poszczególnych ośrodków, w pozawymiarowym czasie pracy.

Konsorcjum musiało respektować prawodawstwo obowiązujące w Unii Europejskiej. Procedury przetargowe, które obowiązują obecnie biblioteki w związku z Ustawą o zamówieniach publicznych miały miejsce w przypadku konsorcjum przy zakupie sprzętu, oprogramowania i baz danych, ponieważ takie były wymagania kontraktu.

Z kolei filozofię prawodawstwa "unijnego" należało odnieść do obowiązującego w Polsce prawa finansowego.Z kolei filozofię prawodawstwa "unijnego" należało odnieść do obowiązującego w Polsce prawa finansowego.

Konsorcjum przyswajało sobie w trakcie pracy nad projektem znajomość technik negocjacyjnych niezbędnych przy zakupie sprzętu i baz danych.

Nowym obszarem zainteresowania stały się licencje sieciowe (konsorcyjne, grupowe).

Prowadzenie Projektu wymaga współdziałania kontraktora z Biurem Programów i Współpracy Międzynarodowej Uczelni, które koordynuje działania związane z realizacją projektów międzynarodowych i pomaga w ich wdrażaniu.

Należy podkreślić dużą rolę Działu Finansowego oraz jego pomoc i merytoryczne wsparcie dla kontraktora przy poznawaniu trudnych zagadnień finansowych takich jak konstruowanie budżetu, analiza kosztów, realizacja płatności.

Zdobyte doświadczenia w zakresie sprawozdawczości i procedur kontrolnych ułatwią z pewnością organizację prac z tej sfery działań w obecnym projekcie.

Konsorcjum ma za sobą okres wytężonej współpracy. Poniesiony trud wynagradza nam świadomość, że wysiłek bibliotek w naszym regionie przyniósł korzyść użytkownikom informacji, a zainteresowanie dostępem sieciowym stale wzrasta.

Góra
varia 1.jpg

Zapytaj bibliotekarza

Telewizja UŚ

Więc Jestem. Studencki serwis rozwoju